Vacature office assistent

Vacature office assistent verantwoordelijk voor mail, facturen, relatiebeheer, bijhouden website

Reageren was mogelijk tot en met 31 januari 2018.
We zoeken iemand die het leuk vindt om samen met een collega het kantoor van het Centrum voor Mindfulness Den Haag te “bemannen/bevrouwen”. Samen met de huidige assistente ben je verantwoordelijk voor alle kantoortaken. Het gaat in eerste instantie om 16 uur per week, eventueel uitbreiding mogelijk.

Kun jij goed organiseren en plannen?
Heb jij zowel oog voor detail als voor de grote lijnen?
Ben je in staat zelfstandig en gefocust te werken?
Heb je goede computervaardigheden?
Ben je leergierig?
Ben je klantvriendelijk, hulpvaardig, betrouwbaar?

Het werk bestaat uit
-beantwoorden van mails van klanten
-bijhouden van de website, zorgen dat deze actueel is, dat de lay out netjes is, dat nieuwe programma’s en trainingen hierop worden geplaatst
-het plaatsen van agenda-berichten en advertenties om verschillende platforms en websites
-het maken van facturen en afhandelen van bestellingen
-het aanmaken van producten, bestelinformatie, en mails binnen een speciaal softwarepakket
-bijhouden van kantoorbenodigdheden, folders, werkboeken en andere voorraden en bijbestellen hiervan
-persoonlijke assistentie: het ontzorgen van de oprichter en hoofdtrainer van het centrum, Hende Bauer, door vooruit te denken en voorkomende kleine klussen uit handen te nemen
-inplannen van afspraken en beantwoorden van de telefoon

Wat we verwachten
We zijn op zoek naar iemand die zich binnen een half jaar kan inwerken, en na dat half jaar in staat is de genoemde taken zelfstandig uit te voeren. Je wordt ingewerkt in de door ons gebruikte software. Je bent prettig in de omgang, kunt goed samenwerken en bent stressbestendig. Je kunt zelfstandig werken en initiatieven ontwikkelen.
Hoewel je door de aard van je werk niet op de voorgrond staat – je werk is grotendeels achter de schermen – besef je dat je werk van groot belang is voor de organisatie. De positie van 2e of 3e vrouw of man binnen de (kleine) organisatie bevalt je wel. Je vindt het leuk om mee te denken over wat er nodig is om het centrum goed te laten reilen en zeilen. Je bent bereid om af en toe op zaterdag of een avond te werken (circa 1x per maand). Je bent in staat en bereid om samen met de andere assistent de werktijden zo af te stemmen dat het kantoor bijna full time bezet kan zijn.
Ervaring in een dergelijke functie is een aanbeveling, en kennis van Word, Excel, WordPress, en misschien zelfs Autorespond zeker ook. Echter voor ons zijn persoonlijke kwaliteiten, sociale vaardigheden, en leergierigheid voorop.

Reageren was mogelijk tot en met 31 januari 2018.

Reacties zijn gesloten.