Vacature office manager

Vacature office manager V/M, verantwoordelijk voor
mail, facturen maken en beheren, relatiebeheer, voorraden beheren, ontvangen van cursisten, shopping cart inrichten, bijhouden website.

Reageren is mogelijk tot en met 20 augustus 2018 (uitsluitend via het sollicitatieformulier onderaan deze tekst).

We zoeken iemand die het leuk vindt om samen met een collega het kantoor van het Centrum voor Mindfulness Den Haag te “bemannen/bevrouwen”. Samen met de huidige assistente ben je verantwoordelijk voor alle kantoortaken.
Het gaat om een flexibel contract, waarbij je in eerste instantie met een beperkt aantal uur per week, begint, nadat je ingewerkt bent uit te breiden tot gemiddeld zo’n 24 uur per week.

Kun jij goed organiseren en plannen?
Heb jij zowel oog voor detail als voor de grote lijnen?
Kun je gemakkelijk schakelen?
Ben je in staat zelfstandig en gefocust te werken?
Heb je goede computervaardigheden?
Ben je flexibel in je uren?
Ben je leergierig?
Ben je klantvriendelijk, hulpvaardig, betrouwbaar?

Het werk bestaat uit
-beantwoorden van mails van klanten,
-bijhouden van de website, zorgen dat deze actueel is, dat de lay out netjes is, dat nieuwe programma’s en trainingen hierop worden geplaatst
-het plaatsen van agenda-berichten en advertenties om verschillende platforms en websites
-het maken van facturen en afhandelen van bestellingen
-het aanmaken van producten, bestelinformatie, en mails binnen een speciaal softwarepakket, het inrichten van de shopping cart
-bijhouden van kantoorbenodigdheden, folders, werkboeken en andere voorraden en bijbestellen hiervan
-horeca en gastvrouw/gastheertaken (als er groepen zijn verzorgen van koffie, thee, lunch)
-persoonlijke assistentie: het ontzorgen van de oprichter en hoofdtrainer van het centrum, Hende Bauer, door vooruit te denken en voorkomende kleine klussen uit handen te nemen
-inplannen van afspraken en beantwoorden van de telefoon

Wat we verwachten
We zijn op zoek naar iemand die zich binnen een half jaar kan inwerken, en na dat half jaar in staat is de genoemde taken zelfstandig uit te voeren. Je wordt ingewerkt in de door ons gebruikte software. Je bent prettig in de omgang, kunt goed samenwerken en bent stressbestendig. Je kunt goed schakelen tussen gedetailleerd werken en de grote lijnen zien. Je kunt zelfstandig werken en initiatieven ontwikkelen.
Hoewel je door de aard van je werk niet op de voorgrond staat – je werk is grotendeels achter de schermen – besef je dat je werk van groot belang is voor de organisatie. De positie van 2e of 3e vrouw of man binnen de (kleine) organisatie bevalt je wel.
Je vindt het leuk om mee te denken over wat er nodig is om het centrum goed te laten reilen en zeilen. Je bent bereid om af en toe op zaterdag of een avond te werken (circa 1x per maand). Je bent in staat en bereid om samen met de andere assistent de werktijden zo af te stemmen dat het kantoor bijna full time bezet kan zijn.
Ervaring in een dergelijke functie is een aanbeveling, en kennis van Word, Excel, WordPress, en misschien zelfs Autorespond zeker ook.
Echter voor ons zijn persoonlijke kwaliteiten, sociale vaardigheden, en leergierigheid voorop.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 5 september. Houd hier alsjeblieft rekening mee.

Om sollicitanten en onszelf tijd en moeite te besparen, willen we vragen om alleen te solliciteren via het onderstaande formulier.

Alleen volledig ingevulde formulieren worden meegenomen in de procedure.

dit veld niet invullen s.v.p.

Reacties zijn gesloten.